Een teamdag organiseren die blijft hangen

Een teamdag organiseren die blijft hangen vraagt geen groter budget en geen mooiere locatie. Het vraagt één scherpe vraag, een programma dat mensen zelf laat nadenken, en een afsluiting waarin iedereen met een concrete actie en een datum de deur uit gaat. Zonder dat laatste is het een leuke dag geweest en verder niets.

Je kent het patroon.

Mooie locatie, goede lunch, iemand met een verhaal, een workshop met post-its, aan het eind een groepsfoto. Iedereen gaat opgewekt naar huis.

Drie weken later is er niets veranderd.

Dat is geen kwestie van een slechte dag. Het is een kwestie van een dag die nergens op uitkwam. En dat is te repareren, want het zit bijna altijd in dezelfde drie dingen.

Waarom de meeste teamdagen verdampen

• Er was geen vraag, alleen een aanleiding. “We doen elk jaar een teamdag” is geen vraag. Zonder vraag is er geen antwoord om mee naar huis te nemen.
• Het team consumeerde in plaats van dat het werkte. Toehoorders veranderen niet. Mensen die zelf iets moeten bedenken wel.
• De dag eindigde in een gevoel in plaats van in een afspraak. Energie is geen resultaat. Energie is brandstof en die verdampt binnen een week als er niets mee gebeurt.

Inspiratie zonder actie is entertainment. Daar schreef ik eerder over in het stuk van inspiratie naar actie, en het geldt voor teamdagen dubbel zo hard.

Begin met één vraag, niet met een programma

De volgorde waarin de meeste teamdagen worden bedacht is precies verkeerd om: eerst een datum, dan een locatie, dan een spreker, en dan bedenken we wel waar het over gaat.

Draai het om. Eén vraag eerst.

Voorbeelden van vragen die een dag scherp maken:

• “Wat houdt ons tegen om onze targets te halen?” Werkt als er frustratie in het systeem zit.
• “Wat betekent onze nieuwe koers voor het werk van maandag?” Werkt na een strategiewijziging of overname.
• “Waarom werken we hier eigenlijk?” Werkt als de energie eruit is en het verloop toeneemt.
• “Waar lopen we langs elkaar heen?” Werkt bij teams die op zichzelf goed presteren maar niet samen.

Eén vraag. Niet vier. Een dag met vier thema’s levert vier halve gesprekken op.

Een programma dat werkt

Een dagdeel is meestal genoeg, mits het strak zit. Deze opbouw werkt in de praktijk:

• 1. Opening door de leidinggevende, kort. Waarom deze dag, welke vraag ligt er, en wat er met de uitkomst gebeurt. Tien minuten. Niet twintig sheets.
• 2. Iets dat de boel losmaakt. Een verhaal, een keynote of een confronterende vraag. Doel is niet vermaak, doel is dat mensen anders naar hun eigen gedrag gaan kijken.
• 3. Zelf werken, in kleine groepen. Vier tot zes mensen aan een tafel. Vier mensen leveren meer op dan dertig in een zaal, en het stillere volk komt dan wel aan het woord.
• 4. Terugkoppelen met keuzes. Niet elke groep alles laten voorlezen. Per groep één inzicht en één voorstel.
• 5. Afsluiten met eigenaarschap. Iedereen benoemt één ding dat hij deze maand anders doet. Met naam en datum. Op papier.

Die laatste stap is niet optioneel. Dat is het verschil tussen een dag die blijft hangen en een dag waar je alleen nog foto’s van hebt.

Wat je beter niet doet

Vier dingen die een teamdag stil laten vallen:

• De hele dag zenden. Na veertig minuten luisteren stopt het brein met opnemen. Wissel elk half uur van werkvorm.
• Alleen fun. Bowlen is gezellig en verandert niets aan hoe jullie samenwerken. Doe het erna, niet ervanaf.
• De directie laten toekijken. Als het management achterin staat te kijken, weet iedereen dat het niet echt is. Meedoen of niet komen.
• Geen vervolg plannen. Zet de evaluatie in de agenda voordat de dag begint. Drie weken later, twintig minuten, wat staat er van de acties?

Wat het oplevert

Reken het gewoon door, dan wordt de afweging simpel.

Een teamdag kost je een dagdeel productiviteit van je hele team plus de kosten van locatie en begeleiding. Dat is een reëel bedrag.

Wat je ertegenover zet: een verandering die zonder zo’n dag drie tot zes maanden blijft doorsudderen en meestal een paar goede mensen kost. Een team dat zelf heeft bedacht wat er anders moet, begint binnen twee weken.

Wat organisaties merken die dit goed doen:

• Minder trekken. Je hoeft niet elke maand opnieuw uit te leggen waarom.
• Eerlijker weerstand. Bezwaren komen in de zaal in plaats van bij de koffieautomaat, waar je er niets mee kunt.
• Meer werkgeluk. Mensen die invloed hebben op hun werk blijven langer en doen meer. Daarover gaat ook het stuk over werkgeluk op de werkvloer.
• Snellere beslissingen op de vloer. Mensen die de afweging kennen, kiezen zelf goed.

Zelf begeleiden of iemand van buiten?

Je kunt een teamdag prima zelf leiden. Alleen zijn er drie redenen om het niet te doen, en die zijn praktisch:

• Je kunt niet tegelijk voorzitter en deelnemer zijn. En jouw inbreng is juist het waardevolst.
• Iemand van buiten mag de vraag stellen die intern gevoelig ligt. Dat scheelt drie omwegen en soms een half jaar.
• Een externe heeft geen geschiedenis in de organisatie. Niemand hoeft zich af te vragen wat er achter de vraag zit.

Wat een sessie met iemand van buiten concreet oplevert, staat uitgebreider in wat een in-house workshop je team oplevert.

Peter is boekbaar als spreker en voor in-house workshops rond leiderschap, verandering, werkgeluk en organisatiecultuur. Keynotes als Wie wil je zijn?, Leid met LEF en groei, Magie van Taal en De invloed van mindset op gedrag en resultaten. Altijd met hetzelfde doel: naar huis met actie.

Boeken loopt via zijn sprekersprofiel bij Sprekersarchitecten.

En dan nog dit: het begint bij jou

Een teamdag kan niet oplossen wat jij als leidinggevende zelf nog niet hebt besloten.

Als de richting van de organisatie niet staat, wordt het een dag waarin dertig mensen jouw twijfel proberen op te lossen. Dat is geen teamdag, dat is een crisisoverleg met snacks.

Dus voor je de zaal boekt: weet waar je heen wilt. Niet in detail, wel in essentie. Waar gaan we heen, waarom deze kant op, en wat betekent dat voor mijn rol?

Precies daarover gaat Bewust Leiderschap. Wie ben ik nu, wie wil ik zijn, wat betekent dat voor mijn rol in dit bedrijf. Op één A4, met een stappenplan eronder.

Volgorde is: eerst jij, dan het team. Niet andersom.

Veelgestelde vragen over een teamdag organiseren

Hoe lang moet een teamdag duren?
Een dagdeel van drie tot vier uur is meestal genoeg, mits het programma strak zit. Een hele dag werkt alleen als er echt gewerkt wordt en de werkvormen elk half uur wisselen. Belangrijker dan de lengte is dat er aan het eind iets staat dat maandag begint.

Wat maakt een teamdag succesvol?
Eén scherpe vraag in plaats van vier thema’s, een programma waarin het team zelf werkt in kleine groepen, en een afsluiting waarin iedereen één concrete actie benoemt met naam en datum. Plus een evaluatiemoment drie weken later.

Moet ik een externe spreker inhuren voor een teamdag?
Niet altijd, wel als je zelf wilt kunnen deelnemen, als er een gevoelige vraag op tafel moet, of als er iets moet worden losgemaakt voordat het team aan het werk gaat. Een externe heeft geen geschiedenis in de organisatie en dat scheelt omwegen.

Wat is het verschil tussen een teamdag en een in-house workshop?
Een teamdag is meestal breder en gaat over samenwerking, koers of cultuur. Een in-house workshop is gericht op één thema of vaardigheid, bijvoorbeeld communicatie of persoonlijk leiderschap. Beide werken alleen als er aan het eind concrete acties staan.

Hoe zorg ik dat er na de teamdag echt iets verandert?
Laat iedereen één actie benoemen met naam en datum, zet de evaluatie drie weken later in de agenda voordat de dag begint, en kom in het eerstvolgende teamoverleg terug op wat er van de lijst is gebeurd. Zonder vervolg verdampt elke dag.