Communiceren met verschillende types in je team

Communiceren met verschillende types in je team betekent dat je dezelfde boodschap in verschillende talen brengt. Mensen filteren informatie op hun eigen manier: de een wil het doel, de ander de stappen, de derde wil weten wat het voor het team betekent. Wie dat filter kent, hoeft niet harder te praten om wel gehoord te worden.

Je hebt het uitgelegd. Duidelijk, in de teamvergadering, met slides erbij.

Drie mensen gaan er meteen mee aan de slag. Twee knikken en doen niets. En één komt de volgende dag met een vraag waaruit blijkt dat hij iets totaal anders heeft gehoord.

Dat is niet omdat je slecht communiceert. Dat is omdat je één versie hebt verteld aan zes verschillende ontvangers.

Waarom dezelfde boodschap anders landt

Mensen nemen niet waar wat je zegt. Ze nemen waar wat er door hun filter heen komt.

Dat filter is grotendeels onbewust en behoorlijk stabiel. Het bepaalt waar iemand als eerste naar luistert, wat hij overslaat en wanneer hij in beweging komt.

Vier verschillen die je in elk team terugziet:

• Naartoe of vandaan. De een komt in beweging door een doel, de ander door een risico dat vermeden moet worden. Vertel je alleen het doel, dan mis je de helft van je team.
• Groot plaatje of details. De een haakt af bij de derde stap, de ander vertrouwt niets zonder stappen. Beide zijn geen onwil.
• Zelf bepalen of kader krijgen. Sommigen willen ruimte en gaan pas lopen als ze het zelf mogen invullen. Anderen willen weten hoe het hoort en gaan pas lopen als dat helder is.
• Overtuigd door bewijs of door ervaring. De een wil cijfers zien, de ander wil het één keer meemaken.

Deze patronen heten meta-programma’s. Ik heb er een apart stuk over geschreven, waarin je leest wat meta-programma’s zijn en waarom ze je gedrag bepalen.

Hoe herken je het type van iemand?

Je hoeft niemand te testen. Luisteren is genoeg, als je weet waar je op let.

• Let op de vraag die iemand stelt. “Waarom doen we dit?” is een ander type dan “Hoe pakken we dit aan?” en die weer een ander dan “Wie doet wat?”.
• Let op waar iemand over klaagt. Klachten wijzen naar wat iemand mist, en dus naar zijn filter.
• Let op hoe iemand zelf iets uitlegt. Mensen brengen een boodschap meestal in de vorm waarin ze hem zelf het liefst ontvangen.
• Let op het moment waarop iemand afhaakt. Bij de eerste zin over het grotere doel, of juist bij het derde bulletpunt met details.

Drie gesprekken zijn genoeg om dit bij iemand te zien. Het scheelt daarna maanden aan misverstanden.

Zo breng je dezelfde boodschap in vier talen

Dit is geen manipulatie. Dit is dezelfde waarheid, alleen zo verpakt dat hij aankomt.

Stel: je gaat over op een nieuw systeem.

• Voor de doelgerichte: “Hiermee halen we volgend jaar 20 procent meer orders uit dezelfde bezetting.”
• Voor de risicomijdende: “Hiermee voorkomen we dat we opnieuw een order kwijtraken door een fout in de overdracht.”
• Voor de detailgerichte: “Week één inrichten, week twee testen met twee klanten, week drie live. Jij zit in de testgroep.”
• Voor de mensgerichte: “Dit haalt het gedoe tussen sales en productie weg. Jullie hoeven elkaar niet meer achterna te bellen.”

Vier zinnen. Dezelfde verandering. En ineens komt je hele team in beweging in plaats van de helft.

Dit is de kern van de keynote en online training Magie van Taal: hoe taal gedrag, overtuigingen en resultaat stuurt. Niet als trucje, maar als vakmanschap dat je elke dag gebruikt.

Wat het oplevert in de praktijk

Het klinkt zacht. De opbrengst is dat niet.

Denk aan wat een misverstand jou nu kost. Een project dat twee weken uitloopt omdat twee afdelingen iets anders begrepen. Een medewerker die drie maanden onder zijn kunnen werkt omdat niemand doorhad wat hem in beweging brengt. Een verandering die stilvalt omdat de helft van het team nooit hoorde wat er voor hen in zat.

Teams die dit onder de knie krijgen, merken drie dingen:

• Minder herhaling. Je hoeft niet drie keer hetzelfde te zeggen met stijgend volume.
• Snellere uitvoering. Mensen beginnen eerder, omdat ze meteen weten wat er van hen wordt verwacht.
• Minder wrijving. Wat eerst voelde als onwil, blijkt een verschil in filter te zijn. Dat haalt de lading eraf.

Dat laatste is misschien wel het grootste effect. Collega’s die elkaar irritant vonden, gaan elkaar begrijpen. Niet omdat ze elkaar aardiger vinden, maar omdat ze snappen waar het schuurt.

Waarom dit als teamsessie sterker werkt dan als management-instructie

Je kunt dit als leidinggevende alleen leren en toepassen. Dat helpt.

Het werkt beter als je hele team het tegelijk leert.

Want dan hoeft niet één iemand alles te vertalen. Dan gaan mensen onderling vragen: “hoe wil jij dit horen?” En dat is het moment waarop communicatie niet langer een taak van de baas is, maar een vaardigheid van de groep.

In een in-house sessie doen we dat live. Geen theorie op slides, maar het team dat zichzelf herkent, elkaar herkent en direct oefent op een echte casus uit hun eigen werk. Iedereen gaat naar huis met een eerste stap. Dat is bij elke sessie het doel: van inspiratie naar actie.

Wat zo’n sessie precies oplevert, staat in het artikel over een in-house workshop voor teams.

Wil je Peter boeken als spreker of voor een in-house workshop over communicatie en leiderschap? Dat loopt via zijn sprekersprofiel bij Sprekersarchitecten.

En jij als leider?

Er zit een spiegel in dit onderwerp die makkelijk over het hoofd wordt gezien.

Jouw eigen filter is de standaard geworden in je organisatie. Ben je doelgericht, dan gaat alle communicatie over doelen. Ben je detailgericht, dan verzuipt iedereen in stappen.

Dat is niet fout. Het is alleen goed om te weten, want jouw voorkeur bepaalt onbewust wie zich thuis voelt in jouw bedrijf en wie afhaakt.

Daar gaat Bewust Leiderschap over: wie ben je als leider, wat betekent dat voor je rol en voor de mensen om je heen.

Veelgestelde vragen over communiceren met verschillende types in je team

Waarom begrijpt mijn team mijn boodschap anders dan ik hem bedoel?
Omdat iedereen informatie filtert op zijn eigen manier. De een luistert naar het doel, de ander naar de risico’s, de derde naar de stappen. Dezelfde zin komt daardoor bij zes mensen op zes manieren binnen.

Wat zijn meta-programma’s?
Meta-programma’s zijn onbewuste denkpatronen die bepalen waar iemand op let en wanneer hij in beweging komt. Denk aan naartoe of vandaan bewegen, groot plaatje of details, zelf bepalen of een kader willen. Ze zijn stabiel en goed te herkennen.

Hoe herken ik het type van een medewerker zonder test?
Luister naar de eerste vraag die iemand stelt, waar hij over klaagt en hoe hij zelf iets uitlegt. Mensen brengen een boodschap meestal in de vorm waarin ze hem zelf het liefst ontvangen. Drie gesprekken zijn genoeg.

Is dit niet gewoon manipulatie?
Nee. Je verandert de boodschap niet, je verandert de verpakking. Dezelfde waarheid, zo gebracht dat hij ook echt aankomt. Manipulatie is iets anders vertellen dan waar is, en dat is precies wat dit voorkomt.

Werkt dit ook in een groot team?
Juist daar. Hoe groter het team, hoe meer filters er in de zaal zitten en hoe duurder een misverstand wordt. In een gezamenlijke sessie leert iedereen elkaars filter kennen, waardoor vertalen geen taak van de leidinggevende meer is.